ZEITERFASSUNG & LP. EINSTELLUNGEN

Einstellungen & Erklärungen

Automatische Zeiterfassung Beenden Falls ein Mitarbeiter die Zeiterfassung begonnen hat, aber nicht beendet hat, wird die Zeiterfassung automatisch mit den untenstehenden Einstellungen (2,3,4,5 und 7) beendet.
Zeiterfassung nach X Stunden automatisch beenden Diese Einstellung legt fest, nach wie vielen Stunden das System prüfen soll, ob die Zeiterfassung abgeschlossen ist. Sollte die Zeiterfassung noch nicht abgeschlossen sein, beendet das System die Zeiterfassung entsprechend der nächsten Einstellung.
X Stunden zum Arbeitsbeginn hinzufügen Diese Einstellung legt fest, wie viel Arbeitszeit hinzugefügt werden sollen, falls das System die Zeiterfassung automatisch beendet. Bsp: Eingestellt sind 8 Stunden; Arbeitsbeginn war um 08:00 -> Arbeitsende ist 20:00 + der automatischen Pause von bspw. 30 Minuten -> Arbeitsende ist 20:30) Mindestarbeitszeit für Pause
Mindestarbeitszeit für Pause Bis zu der eingegebenen Arbeitszeit (Std.) wird keine automatische Pause hinzugefügt. Erst nach dieser Stundenzahl wird eine Pause gemäß den Einstellungen automatisch vergeben.
Autom. X-Minuten als Pause hinzufügen Wird die Zeiterfassung automatisch vom System beendet, werden die angegebenen Minuten, unter Berücksichtigung der vorherigen Einstellungen „Mindestarbeitszeit für Pause“, als Pause hinzugefügt.
Diese Einstellung bestimmt, welche Zeiterfassungen der Mitarbeiter selber bearbeiten/korrigieren kann. (0 = Alle Zeiterfassungen, 1 = den vorigen Tag, 2 = die letzten 2 Tage, etc.)
Diese Einstellung ist eine Fortsetzung der Einstellung Nummer 5, dient jedoch zur längeren Stundenanpassung.
Mindestarbeitszeit für Pause Bis zu der eingegebenen Arbeitszeit (Std.) wird keine automatische Pause hinzugefügt. Erst nach dieser Stundenzahl wird eine Pause gemäß den Einstellungen automatisch vergeben.

8. Test Modus für Änderungen
Diese Einstellung dient ausschließlich dazu, fehlerhafte Eingaben in der Zeiterfassung und im Lenkprotokoll während der Anfangsphase nicht in der .PDF-Ausgabe des Lenkprotokolls und der Zeiterfassung anzuzeigen. (wie im Bild zu sehen, der markierte Bereich innerhalb des roten Rahmens) Sie wird für den Testprozess aktiviert.

Sobald dieser Testmodus deaktiviert wird, werden alle vorgenommenen Änderungen, einschließlich vergangener, in der .PDF-Ausgabe sichtbar.

Diese Testmodus ist ausschließlich für Testzwecke empfohlen. Selbst wenn dieser Modus deaktiviert ist, können keine vorgenommenen Änderungen im System gelöscht werden. Alle Änderungen bleiben dauerhaft sichtbar – sowohl im Profil der betroffenen Person in der Web- und Mobile-App als auch unter dem Menüpunkt „Änderungen“ im Hauptmenü auf der linken Seite.

Um alle Änderungen – einschließlich der bereits vorgenommenen – in der .PDF-Ausgabe der Zeiterfassung und des Lenkprotokolls gemäß den gesetzlichen und Echtzeit-Anforderungen sichtbar zu machen, muss dieser Modus deaktiviert werden. Diese Einstellung kann nur von autorisierten Personen geändert werden.

Bitte beachten Sie, dass Korrekturen oder Änderungen dauerhaft im System gespeichert werden und unter keinen Umständen gelöscht werden können.

Hinweis:

Die geänderten Daten der Zeiterfassung und des Lenkprotokolls können wie folgt angezeigt werden: In den folgenden Bildern sehen Sie, wo Sie die geänderten Daten der Zeiterfassung und des Lenkprotokolls finden können.

Für autorisierte Benutzer:
– Über das Hauptmenü unter Hauptmenü > Änderungsbenachrichtigungen.
– Im Menüpunkt Mitarbeiter > Profil > Änderungsbenachrichtigungen.

Für Mitarbeiter (Fahrer):
– In der Web-Ansicht, Mobil-Ansicht und in der Mobile Fahrer App unter Profil > Änderungsbenachrichtigungen.

9. Zeiterfassung automatisch nach Dienstplan generieren
Zeiterfassung automatisch generieren bei Dienstplan Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird automatisch eine Zeiterfassung mit dem Arbeitsbeginn und Arbeitsende laut dem vergebenen Dienst im Dienstplan erstellt. Der Mitarbeiter muss danach nur noch das Fahrzeug auswählen, etwaige Arbeitszeiten eingeben, Pausen hinzufügen und unterschreiben.

10. Pausen automatisch hinzufügen
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird der Zeiterfassung automatisch die Pause hinzugefügt, die in der Einstellung von nummer 7 „Automatisch x Minuten als Pause hinzufügen“ festgelegt ist.

11. Zeiterfassung ohne Dienstplan
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, dann kann ein Mitarbeiter Zeiterfassungen durchführen, auch wenn er keinen eingeteilten Dienst hat. Wenn die Einstellung ausgeschaltet ist, kann der Mitarbeiter die Zeiterfassung, nur für den Dienst, der ihm im Dienstplan zugeteilt wurde, durchführen.

12. Zeiterfassung Bearbeitung – Bestätigung erforderlich?
Diese Einstellung dient dazu, die Integrität von Unterschriften bei Änderungen in der Zeiterfassung oder im Lenkprotokoll zu gewährleisten. Wenn ein Backoffice-Mitarbeiter oder Disponent, der die Berechtigung hat, Einträge eines Mitarbeiters in der Zeiterfassung oder im Lenkprotokoll zu ändern, eine Änderung vornimmt, archiviert das System automatisch die ursprünglich vom betroffenen Mitarbeiter hinterlegte Unterschrift. (Im Bereich „Änderungen“ als frühere Unterschrift dokumentiert und bleibt nachvollziehbar). Dies geschieht, um Manipulationen vorzubeugen. Anschließend wird der betroffene Mitarbeiter über eine Systembenachrichtigung (sichtbar im Dashboard der Mobile App und der Webanwendung) aufgefordert, die vorgenommenen Änderungen durch eine neue Unterschrift zu bestätigen.

Das System betrachtet jedoch auch den autorisierten Bearbeiter als “verantwortliche Person” und entfernt in solchen Fällen ebenfalls dessen eigene Unterschrift, wenn er Änderungen vornimmt. Mit dieser Einstellung wird sichergestellt, dass die Unterschrift des autorisierten Bearbeiters bei Änderungen, die er selbst durchführt, nicht gelöscht wird.

13. Bei Zeiterfassung / Abwesenheit Bearbeitung Benachrichtigung senden?
Diese Einstellung steuert, ob der Vorgesetzte per E-Mail benachrichtigt wird, wenn Änderungen in der Abwesenheit, Zeiterfassung oder im Lenkprotokoll eines Mitarbeiters vorgenommen werden.

14. Automatische Übernahme & Rückgabe
Automatische Übernahme & Rückgabe Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird die Fahrzeug Übernahme & Rückgabe bei der Zeiterfassung automatisch im Hintergrund durchgeführt. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter nicht bei jeder Übergabe oder Rückgabe die Checkliste durchgehen muss. Er hat dennoch die Möglichkeit über einen Button die Checkliste während der Zeiterfassung aufzurufen, falls etwas am Fahrzeug nicht in Ordnung sein sollte.

15. Zeitkonto Anzegien
Diese Einstellung fügt im PDF-Ausdruck eine detaillierte Übersicht des Zeitkontos hinzu.

16. E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen
Bestätigungsemail Auf dieser E-Mail Adresse erhalten Sie Benachrichtigungen, die, die oben genannten Einstellungen Nr. 13. betreffen. (Bsp: Ein Mitarbeiter korrigiert seine Arbeitszeit.) Falls hier keine E-Mail-Adresse angegeben wird, erhalten Sie die Benachrichtigungen auf Ihr E-Mail Konto, dass im Firmenprofil angegeben ist. Bei vielen Benachrichtigungen, kann dies dazu führen, dass Sie andere relevante E-Mails in Ihrem Postfach übersehen.

17. Speichern
Um die auf dieser Einstellungsseite vorgenommenen Änderungen zu speichern und abzuschließen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Speichern.

ZEITERFASSUNG & LP. EINSTELLUNGEN

Einstellungen & Erklärungen

INHALT

Links

Kontakt

Links

Kontakt